本質是銷售

社群研討會籌備的過程中，若說議程組是「生產單位」，贊助、行銷就可大概類比成「業務與行銷」之類的角色。一些銷售時常要考慮到的面向，例如「陌生開發」、「銷售方案設計」、「協商談判策略」與「客戶關係管理」等等也都一併適用。下面一一簡單討論。

陌生開發

七成主動與三成被動

邀請贊助的管道可以分成主動與被動，對應而來的收入亦然。 PyCon Taiwan 過去幾年分別是大約是七成與三成，狀況好的時候甚至會到五五。

主動收入，例如透過 email 、官網與 networking 詢問後等取得的收入。

被動收入，例如品牌形象與市場剛需。品牌形象會讓人主動想到大會後而自動來聯繫，市場剛需像是組織企業有 branding 與徵才需求。

被動收入協商成交的機率較高、溝通成本往往也比較低。是長期經營時不可或缺的價值。

主動型的經營方式

在草創時期，這類型的管道當然是必要的。在相對穩定而成熟的時期，持續分配一些資源在這類管道上，透過提高收入多樣性，也有助於組織財務健全，甚至開發出新的會眾。

常見的方式有幾種：

• 日積月累後的 email 資料庫 / 通訊錄
• 企業官網
• 人脈
• 社群媒體

有一些已經原本就很有意願、或是已經合作多年的贊助商，只要每年記得寫一封 email 過去，就會有回應的那種贊助商，介於主動和被動之間。這種 low hanging fruit 也不要錯過了。

建立 Email 資料庫通訊錄的方法

Email 資料庫 a.k.a. 通訊錄是一切的根本。所有無形的連結最後都透過通訊錄凝結在社群的寶庫中。亦即，不管起初是透過什麼方式所創造的連結，建議最後都要歸檔進通訊錄中。

除了最直覺的人脈以外，另外還有下列方式可以建立通訊錄：

• 求職網站，例如 104 、 linkedin 等等上去爬通訊方式，順便觀察對方徵才需求強度（見下文詳述「市場剛需」。
• 分析售票資訊：每年的售票中，來自各種組織的會眾，他們的組織就是有機會成為下一個贊助商的企業。
• 企業官網上的 Email；有時後會遇到企業官網使用 contact from。這沒關係，就保留 portal url。
• 社群媒體

在社群媒體興盛的時代，不要錯過了這個寶庫。包括：

• 小編海巡：透過各種程式專案成果與經驗分享的個人與會眾，觀察他們從什麼組織來的
• 會給小編私訊的會眾，參考一下對方的組織

被動型的經營方式

越被動的經營方式，往往越是需要長線經營，不太會立竿見影。在非大會會期前後的籌備期，不要錯過這類「農閒」的耕耘時期。

品牌形象來自下面三者：

• 大會體驗與口碑
• 給贊助商的結案報告（算是大會體驗與口碑的延伸）
• SEO （網際網路蓬勃的時代利器）

給贊助商的結案報告使用具體且簡單扼要的格式，越多數字越好。質性描述比重大約不要超過字數的 1/3。

市場剛需則是會一直存在，站上這樣的立場去思考。這個原則也適用被動經營。

結案報告和市場剛需的結合就是那些必須出現在結案報告上的數字，像是徵才轉換率、宣傳轉換率，每多少 $$ 換成多少人次等等。

贊助方案設計

贊助書最大的意義，在輔助決策者避開會引起爭議甚至公關危機的利益衝突，其次是作為行銷計畫的一環，往往搭配票價分進合擊。

從收支平衡的角度來看，不管怎麼做總是要收入大於或等於支出。因此，實做贊助書不妨使用 top-to-bottom 的方式，確保這個「生存基礎」一定會被實踐。

實做上流程可以如下：先由總召（或總召召集的預算委員會）決定每年目標與相關預算後，其次決定預算多少比例由售票承擔、多少比例由贊助承擔；PyCon Taiwan 往年大約是各一半一半。

決定主力贊助級別

決定每年贊助目標 N TWD 之後，就可以開始思考「主力級別」該是哪個贊助方案。決定的方式與思維可以有很多種，下面僅僅舉例其中一種：

• 「成交率最高」、「執行總成本相對低」與「佔最大比例的贊助收入」三者交集的方案。
• 在定價上所有級別都可說是用來輔佐「主力級別」；因此「主力級別」不一定會是「最高級別」。

成交率要高，第一就是方案本身能夠解決客戶/贊助商痛點，例如對方是否想要與會眾互動、對方是否想要有 workshop 來養使用者，其次就是對方認為合理而且可以負擔的預算。

執行總成本要低，可考慮善用通用型、多一個使用者也不會增加太多成本的基礎建設。例如場地都借了、wifi 與電力線路都鋪設了、攤位空間都設計好了，那就盡量要「填滿」，例如更多會眾或攤位來增加人氣與人流；多一些人使用 wifi 大概不會增加大會太多成本。

志工組織為主的社群研討會， 溝通成本是一個可觀的成本，規劃時請務必考慮進去。例如假設執行的志工是有強烈個人實踐動機、想要不斷嘗試與吸收新經驗的人，賦予過多例行或相對無趣的任務，可能會因為墊高了過多與贊助商往來的溝通成本，導致志工當事人 burn out 或離去，這是無形的、但非常大的成本。

透過觀察往年贊助商人數在各級別分佈，可以輕易透過試算知道在 N 個 M 級的贊助商，佔總贊助收入比例。

聚焦在主力級別、讓其他級別「輔佐」主力級別，有助於不是太確定自己想要什麼的贊助商，相對輕易地做出選擇。

談判協商策略

雖然在方案規劃上，有前述「主力級別」的概念，實際在進行協商時，則是套用 Stuart Diamond 在 Getting More: How to Negotiate to Achieve Your Goals in the Real World 一書中不斷強調的觀念：替對方如何解決他的痛點去擬定協商策略。

了解對方痛點、從各種贊助方案中，選一個最能解決對方痛點的方案給對方參考。

對方的痛點可以是哪些呢？常見幾種羅列如下：

• 例行公事交差
• 有特定具體目標

有一些企業組織，他們有固定的預算用於某些面向，如果與贊助組接觸的窗口/執行者，只是想要履行這些每年的固定預算，這種選一個讓對方可以輕鬆跟上級/組織交代的方案，成功率就會很高。

有特定具體目標者，就是必須腳踏實地、引導與了解贊助商痛點後進行協商。

道德勒索是大忌

開源社群研討會在某些面向上是灑了道德金粉的，不過在實際協商上建議還是就事論事、協助解決對方痛點，比較不會冒犯贊助商，也比較容易成交。沒有人有責任或義務要無條件去支援另外一個人的理念與價值；「因為我們很窮」、「因為我們是在幫社群做事」這些都不會是讓人心甘情願進行贊助的原因。

方案還不完整也可以考慮提早放消息

贊助開跑的消息越早放出，表示消息有越多時間與機會傳播與發酵。所以「今年有籌辦」、「今年大概什麼時候、在哪裡籌辦」等等，籌備團隊一旦有機會或新動靜，就盡量當下釋出，並且根據贊助商反應等「市場反應」，來隨時修正贊助策略；這種類似敏捷開發的方式，會比「贊助書和大會規劃很久終於要推出贊助方案了」，更容易獲得那些早早就編好固定預算的公司企業，對志工本身的壓力也會比較小。

實做上贊助書可以考慮一開始使用官網 html 而不是一開始就發 pdf email 給贊助商；贊助方案根據市場反應滾動至穩定後，再來考慮輸出 pdf 作為定稿宣傳版本。領導者在這過程中最大的挑戰是「版號向後相容」：滾動修正後的贊助方案，絕對不能讓當事人遇到利益衝突或是「吃虧了」的感受。